Grundsätzlich besteht ab dem 01.01.2025 die Pflicht, bei Umsätzen zwischen zwei inländischen Unterneh­mern (sog. B2B-Umsätze) die Abrechnung mittels elektronischer Rechnung (E-Rechnung) durchzuführen, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger zu erfüllen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).[1] Die E-Rechnung muss ein vorgegebenes strukturiertes elektronisches Format aufweisen. Eine als PDF gescannte Papierrechnung reicht dafür nicht aus.

Die Finanzverwaltung hat nun ein Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht.[2] Aufgrund einer Übergangsregelung ist es für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin zulässig, Rech­nungen in Papierform oder wie bisher in einem nicht strukturierten elektronischen Format (z. B. als PDF-Datei) auszustellen und zu übermitteln.

Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr von bis zu 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Bereits ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer aber E-Rechnungen empfangen können. Die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs reicht dafür aus.

Für die Erstellung von E-Rechnungen bestehen zwei Möglichkeiten:

• Diese können in einem maschinenlesbaren XML-Format erstellt werden. Der Inhalt von in einem rein strukturierten XML-Format erzeugten E-Rechnungen kann mit Hilfe von geeigneter Software lesbar ge­macht werden.
• Ebenfalls zulässig ist die Übersendung in einem sog. hybriden Format (z. B. ZUGFeRD). E-Rechnungen in einem hybriden Format enthalten neben den XML-Daten auch einen menschenlesbaren Dateiteil (z. B. ein PDF-Dokument), wodurch die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger erleichtert wird.

Auf welches elektronische Rechnungsformat und welchen Übertragungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Dabei können während der Übergangszeit weiterhin auch Papier­rechnungen und sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden.