Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). In § 4 Abs. 5 EStG sind jedoch Betriebsausgaben aufgelistet, die den Gewinn nur zum Teil oder gar nicht mindern dürfen. Danach ist z. B. der Abzug von Aufwendungen für Geschenke ausgeschlossen, wenn ihr Wert pro Person und Jahr mehr als 50 Euro[1] beträgt, bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden sind nur 70 % der Auf­wendungen abzugsfähig und beim häuslichen Arbeitszimmer gelten besondere Abzugsbeschränkungen.

Auch wenn bei den genannten Betriebsausgaben die in § 4 Abs. 5 EStG festgelegten Voraussetzungen für den Abzug der Aufwendungen erfüllt sind, ist ein Betriebsausgabenabzug nur zulässig, wenn diese Aufwendungen „einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben“ aufgezeichnet werden (vgl. § 4 Abs. 7 EStG). Wird die Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt, dürfen diese Betriebsausgaben den Gewinn nicht mindern.[2]

Das Hessische Finanzgericht[3] hat zu Aufzeichnungspflichten bei einem Arbeitszimmer im Rahmen der Ein­künfte aus selbständiger Arbeit Stellung genommen. Danach sind auch bei Gewinnermittlung durch Ein­nahmenüberschussrechnung die betrieblichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer fortlaufend und zeitnah gesondert aufzuzeichnen. Das gilt auch für „Bagatellfälle“ bei Freiberuflern. Nach Auffassung des Gerichts genügte eine reine Belegsammlung, bei der die einzelnen Positionen erst im Folgejahr aufaddiert wurden, dieser Aufzeichnungspflicht nicht. Gegen das Urteil wurde Revision eingelegt.[4] Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs bleibt abzuwarten.

Zu beachten ist allerdings, dass die hier angesprochene gesonderte Aufzeichnungspflicht nicht für die ab 2023 geltende Jahrespauschale für Arbeitszimmer und auch nicht für den Werbungskostenabzug (z. B. für ein Arbeitszimmer eines Arbeitnehmers) gilt.