Erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber Sachbezüge (z. B. freie Unterkunft oder Kantinenmahlzeiten), sind diese als geldwerte Vorteile lohnsteuerpflichtig und regelmäßig auch der Sozialversicherung zu unter­werfen.[1] Die Höhe der Sachbezüge wird in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt.

Freie Verpflegung/Mahlzeiten

Der Wert für die freie Verpflegung setzt sich zusammen aus den Mahlzeiten Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Die Monats- und Tagesbeträge für 2024 können der folgenden Tabelle entnommen werden:

Eventuelle Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert; bei Zahlungen in Höhe des vollen Sachbezugswerts durch den Arbeitnehmer verbleibt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Betrag.

Der Ansatz des (günstigen) Sachbezugswerts kommt regelmäßig in Betracht für[2]

a)  Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich in einer selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder ver­gleichbaren Einrichtung an Arbeitnehmer abgibt;

b) Leistungen des Arbeitgebers an Mahlzeiten vertreibende Einrichtungen (z. B. Gaststätten), die zur Ver­billigung von arbeitstäglichen Mahlzeiten beitragen, wenn der Zuschuss des Arbeitgebers den tatsäch­lichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt;

c)  die Abgabe von Essenmarken oder Restaurantschecks/-gutscheinen an Arbeitnehmer zur Einlösung in Gaststätten usw. Voraussetzung für den Ansatz mit dem Sachbezugswert ist, dass der Restaurantscheck einen Wert von 7,23 Euro pro Mahlzeit nicht übersteigt.

d) Barzuschüsse, die der Arbeitgeber – z. B. statt Essenmarken oder Gutscheinen – ohne vertragliche Be­ziehung zu einer Annahmestelle an seine Arbeitnehmer für den Erwerb einer arbeitstäglichen Mahlzeit leistet; auch hier darf der Zuschuss 7,23 Euro pro Mahlzeit nicht überschreiten.

Für die Inanspruchnahme der Sachbezugswerte muss (vom Arbeitgeber) sichergestellt werden, dass nur eine Mahlzeit je Arbeitstag erworben und bezuschusst wird; dies gilt auch für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahl­zeiten für Homeoffice-Mitarbeiter. Der Erwerb von Mahlzeiten für andere Tage „auf Vorrat“ ist schädlich und führt zum Ansatz entsprechender Zuschüsse als Barlohn mit dem nominalen Wert.

Ergibt sich durch die unentgeltliche oder verbilligte Verschaffung von Mahlzeiten ein lohnsteuerpflichtiger Betrag, kann der Arbeitgeber diesen gem. § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuern; in diesem Fall liegt in der Sozialversicherung Beitragsfreiheit vor.[3]

Freie Unterkunft

Hinsichtlich der Gewährung einer freien Unterkunft durch den Arbeitgeber ist zu unterscheiden:

•  Handelt es sich um eine in sich abgeschlossene Wohnung (bzw. ein Einfamilienhaus), in der ein selb­ständiger Haushalt geführt werden kann, ist regelmäßig der ortsübliche Mietpreis zugrunde zu legen. Nebenkosten, wie z. B. Strom und Wasser, sind dabei mit dem tatsächlichen Preis zu berücksichtigen.

•  Dagegen ist für die Überlassung einer sonstigen Unterkunft (einzelne Räume) regelmäßig ein pauschaler Sachbezugswert anzusetzen; für 2024 beträgt dieser 278 Euro monatlich. Die Unterkunft kann mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, wenn dieser unter dem pauschalen Sachbezugswert liegt.[4]

Bei verbilligter Überlassung einer Wohnung bzw. einer Unterkunft vermindern sich die o. a. Werte um das vom Arbeitnehmer gezahlte Nutzungsentgelt; der verbleibende Betrag ist dann der Lohnsteuer und der Sozialversicherung zu unterwerfen.

Beträgt das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt für die Überlassung einer Wohnung jedoch mindestens ²/₃ der ortsüblichen Miete (und diese nicht mehr als 25 Euro/m²), ist kein steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen.[5]