Arbeitnehmer können für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unabhängig vom ge­wählten Verkehrsmittel eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten geltend machen, höchstens jedoch 4.500 Euro im Kalenderjahr. Die Begrenzung auf den Höchstbetrag gilt nicht bei Verwendung eines PKW. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden, wenn diese höher sind als die gesamte Entfernungspauschale.[1]

Beispiel:

Infolge der Einführung der CO₂-Steuer wurde die Entfernungspauschale ab 2021 ab dem 21. Entfernungs­kilometer auf jeweils 0,35 Euro und ab 2024 auf 0,38 Euro angehoben. Bei der Verwendung verschiedener Verkehrsmittel für den Arbeitsweg kann wie folgt vorgegangen werden.[2]

Ein Arbeitnehmer fährt im Jahr 2021 an 220 Arbeitstagen mit dem eigenen PKW 30 km zum nächsten Bahnhof und von dort
90 km mit der Bahn zu seiner ersten Tätigkeitsstätte. Die kürzeste maßgebende Entfernung (Straßenverbindung) beträgt 100 km.
Die Aufwendungen für die Bahnfahrten betragen 2.160 € (monatlich 180 € × 12) im Jahr.

Von der maßgebenden Entfernung von 100 km ist zunächst eine Teilstrecke von 30 km den Fahrten mit dem PKW (die ohne
Höchstbetrag abzugsfähig sind) und der Rest von 70 km den Fahrten mit der Bahn zuzuordnen.

Für die 70 km mit der Bahn beträgt die Entfernungspauschale:

220 Arbeitstage × 20 km × 0,30 € =                           1.320 €

zuzüglich

220 Arbeitstage × 50 km × 0,35 € =                           3.850 €

Summe                                                                           5.170 €

höchstens jedoch                                                                        4.500 €

Für die 30 km mit dem PKW beträgt die Entfernungspauschale:

220 Arbeitstage × 30 km × 0,35 € =                                          2.310 €

Insgesamt beträgt die anzusetzende
Entfernungspauschale                                                               6.810 €

Die tatsächlichen Aufwendungen für die Bahnfahrten in Höhe von 2.160 € wirken sich nicht aus, weil sie niedriger sind als die für das Kalenderjahr insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale.