Wird einem Arbeitnehmer ein betrieblicher PKW auch zur Nutzung für private Zwecke überlassen, ist regelmäßig ein nach der sog. pauschalen 1 %-Regelung ermittelter Nutzungsvorteil beim Arbeitnehmer lohn­steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird – ebenfalls in einem pauschalen Verfahren – ein steuerpflichtiger Sachbezug in Höhe von monatlich 0,03 % des Bruttolistenpreises des PKW pro Entfernungskilometer angesetzt; die pauschale Ermittlung des Nut­zungsvorteils erfolgt unabhängig von der Anzahl der tatsächlichen Fahrten.[1]

Es ist darauf hinzuweisen, dass bei Arbeitnehmern mit vermehrten Arbeitszeiten im Homeoffice (wie z. B. aufgrund der aktuellen Corona-Krise) ggf. eine Einzelbewertung des Nutzungsvorteils vorgenommen wer­den kann. In diesem Fall werden nur die tatsächlichen Fahrten zur Arbeitsstätte zugrunde gelegt und für jede Fahrt mit 0,002 % des PKW-Listenpreises je Entfernungskilometer angesetzt.

Ein Wechsel zur Einzelbewertung kann insbesondere dann vorteilhaft sein, wenn der Arbeitnehmer monat­lich im Durchschnitt an weniger als 15 Tagen (15 Tage × 0,002 % = 0,03 %) zur Arbeitsstätte fährt. Die Anwendung der Einzelbewertung ist dabei auf insgesamt 180 Fahrten im Kalenderjahr begrenzt; eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten erfolgt dagegen nicht.

Beim pauschalen Verfahren unterbleibt ein Ansatz der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nur, wenn für einen ganzen (vollen) Kalendermonat keine Fahrten stattgefunden haben.

Der Arbeitgeber muss die Anwendung einer der beiden Berechnungsmethoden für jedes Kalenderjahr ein­heitlich festlegen. Ein Wechsel der Berechnungsmethode im Laufe des Kalenderjahres ist nicht möglich. Die Einzelbewertung kann aber noch später im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung mit Wirkung für das gesamte Kalenderjahr rückwirkend angewendet werden.

Voraussetzung für die Anwendung der Einzelbewertung ist, dass der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitge­ber (kalendermonatlich) fahrzeugbezogen schriftlich erklärt, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus.

Es sind aber keine Angaben erforderlich, ob und ggf. wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist.[2]

Betroffenen Arbeitnehmern ist ggf. zu empfehlen, zur Vereinfachung der Darlegungspflicht die entsprechen­den Aufzeichnungen zeitnah bereits während des Kalenderjahres vorzunehmen.

[1] Siehe im Einzelnen R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 LStR.

[2] Vgl. BMF-Schreiben vom 04.04.2018 – IV C 5 – S 2334/18/10001 (BStBl 2018 I S. 592), Rz. 10.